DÍA DE CELEBRACIÓN PARA LOS PROFESIONALES ADMINISTRATIVOS

DÍA INTERNACIONAL DE LAS SECRETARIAS Y ADMINISTRADORAS DE OFICINA

La Administración de Oficinas, hoy.

Publicación especializada en el Área de Secretariado y Administración de Oficina.

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Sexo	Mujer
Ubicación	República Dominicana
Introducción	Licenciada en Ciencias Secretariales. Magíster en Administración de Empresas-Mención Gestión Empresarial. 29 años de experiencia como Secretaria Ejecutiva y Traductora (Inglés-español-inglés), 22 años de experiencia como Profesora Universitaria.

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22 Consejos para la eficiencia de la oficina

1. La tecnología es una gran herramienta y hay una interminable variedad de nuevos métodos para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, las videoconferencias herramientas como skype puede reducir los horarios de las reuniones ya que no hay necesidad de viajar.


2. Correos electrónicos puede reducir su eficiencia, por lo tanto, ver y responder a ellos para establecer cantidades de tiempo durante el día.


3. Separar sus buzones de entrada. Si tienes un contacto regular con ciertas personas, entonces crear una bandeja de entrada para cada uno.

4. Ordenar tu e-mail. Es fácil de leer un correo electrónico y luego olvídate de ello. Tipo tan pronto como usted lo recibe, actuar, a leer, a archivo o delegar.

5. Crear un flujo de trabajo para las tareas. Una vez que se plantea una tarea, asegúrese de seguir un procedimiento para eso.

6. Materiales de referencia de la tienda en línea para un uso futuro. Esto hará que sea más fácil no sólo para ti, sino por los colegas para acceder a cualquier informes en línea o de investigación.

7. Descansos regulares - esto va a mejorar la concentración y la eficiencia.

8. Vuelta a la oficina todos los so-a menudo. Esto va a promover el flujo de sangre alrededor de tu cuerpo.

9. La moral del equipo de intercambio por los objetivos y metas.

10. usar terminología común. Esto ayudará a crear una cultura compartida en tu equipo.
Ley de 11. En tu teléfono mensajes con prontitud. Más pequeñas puede montar rápidamente, disminuyendo su eficacia para el resto del día.

12. Organizar tus tareas cada día, comenzando con el aumento de las tareas prioritarias.

13. Hay que seguir el calendario de sus reuniones. Una vez una reunión sobre-Corre, que pueden repercutir en el resto de sus compañeros, y tu propio día.

14. Elimina el desorden de tu oficina - si no usas algo regular entonces es poco probable que lo necesitan.

15. Pon todos los artículos de vuelta a donde pertenecen.

16. Organizar su propio escritorio. Te sentirás más productivo.

17. Al final de cada día, organice su escritorio de nuevo, listo para el inicio del día siguiente.

18. Antes de salir de la oficina, escribe una lista de cosas por hacer para el día siguiente, mientras que todas tus tareas aún están a la vanguardia o tu mente. También encontrarás que sea más fácil para relajarse cuando llegues a casa.

19. establecer zonas de "trabajo" para los distintos tipos de actividades.

20. Crear una carpeta de reunión, separando a "los temas que se debatirán", Los informes que deben presentarse y artículos que necesitan ser entregado.

21. Crear un "esperando respuesta" sobre de artículos que no puede completarse hasta que otra persona responde o actos. Revisa cada este par de días para cualquier cosa que tiene que ser un seguimiento.

22. Crear una carpeta " " la lectura de los informes y la investigación que quiera leer pero no son urgentes.

FUENTE:http://www.geniusassistant.com/#!28-22-Consejos-para-la-eficiencia-de-la-oficina/c105i/56a1241a0cf2f3c826e13e17

ADMINISTRATIVO/AS Y SECRETARIO/AS: COMO GESTIONAR EL TIEMPO

     Si eres una secretaria que nada más empezar el día sientes que una montaña de tareas se te vienen encima y te agobias con el correo que acaba de llegar, los asuntos pendientes, las peticiones de tu jefe/a, las llamadas incesantes de teléfono, las visitas imprevistas y los problemas inesperados que necesitan una solución urgente, te planteamos algunos consejos que te pueden ser de utilidad a la hora de aprovechar bien tu tiempo.

• Lo principal en el desarrollo del trabajo de una secretaria es que cree su propio plan de trabajo, ya sea diario, semanal o mensual, donde anote todas las tareas que ha realizado, así como el tiempo que ha empleado en cada una de ellas. De esta manera, cuando se haga una valoración global del aprovechamiento del tiempo, aparecerá el principal causante o causantes de las pérdidas de tiempo.

• También es imprescindible conocer los propios límites, es decir, no querer hacer demasiadas cosas en un día. Para ello es muy útil realizar una lista de las cosas que se deben hacer y las que se cree que se deberían hacer, de esta manera será más fácil concentrarse en las que se deben hacer, aunque sólo compongan la lista dos o tres actividades. Lo básico es adquirir el hábito de trabajar en las cuestiones y actividades que son realmente importantes o urgentes.

• Es básico hacer coincidir las tareas adecuadas con las horas adecuadas para realizarlas. Nos referimos a aquellas llamadas que sabemos que sólo podemos realizar en determinadas franjas horarias o aquellos trabajos que sabemos que requieren un largo espacio de tiempo. No debemos comenzarlos si sabemos que, en cinco minutos, el jefe/a nos necesitará para algún asunto. Aprovechemos estos pequeños espacios de tiempo para realizar tareas sencillas y de rápida ejecución. El trabajo más rutinario, como el archivo, puede dejarse para cuando las fuerzas decaen.

     Un consejo muy útil para las secretarias es que no intenten recordarlo todo. No podemos confiar todo nuestro trabajo y responsabilidad a la memoria es muy importante apuntarlo todo, ya sea en el plan de trabajo diario, en la agenda o en el registro de actividades a desarrollar, porque es muy difícil y requiere mucho tiempo recordar las cosas importantes cuando se esta ocupado.

     En cuanto a la planificación del trabajo con el jefe/a, es importante mantener un horario fijo y acordado con el jefe/a, para poder despachar los asuntos que se van a desarrollar a lo largo del día; normalmente se fija un pequeño periodo de tiempo a primera hora de la mañana, por que es cuando se supone que habrá mayor tranquilidad y no sonará tanto el teléfono. También es una buena idea establecer un pequeño periodo de tiempo antes del mediodía para poder concretar el trabajo del resto de la jornada, ya que es posible que durante la mañana se hayan presentado tareas imprevistas y urgentes que realizar. De todas maneras, un buen consejo es mantener siempre una visión clara de todo el conjunto de trabajo, sin dejarnos abrumar por la tarea que estamos realizando en un momento concreto.

     A la hora de tomar una decisión sobre qué tarea es prioritaria, urgente, etc., es imprescindible que las preferencias no decidan la importancia real del asunto que se está llevando entre manos.

Para un máximo aprovechamiento del tiempo, la secretaria sabe que, como buena profesional, ha de eliminar de su horario de trabajo todas aquellas actividades que no estén directamente relacionadas con la empresa; nos referimos a aquellas actividades personales que en muchas ocasiones se solucionan desde el lugar de trabajo. No es eficaz dedicarse a mantener relaciones sociales durante las horas de trabajo, ni telefónicamente ni personalmente. Es muy profesional saber dónde esta el límite de este tipo de relaciones dentro de la empresa.

   Un problema concreto con el que se enfrentan las secretarias, es el de las necesidades contradictorias a satisfacer. Todo el mundo les pide cosas, así que hay que ser muy sinceras a la hora de comprometerse a realizarlas satisfactoriamente. Ser capaz de decir “no puedo responsabilizarme de esto ahora”, demuestra que la secretaria es consciente de sus limitaciones y que desea realizar el trabajo lo mejor posible, manteniendo un nivel profesional elevado.

FUENTE: http://www.topsecretaria.com/como-gestionar-el-tiempo/

FELICIDAD, PROSPERIDAD Y PROFESIONALIDAD PARA EL 2016

TRABAJO DE OFICINA Y SALUD

Un estudio recomienda estar de pie un mínimo de dos horas en los trabajos de oficina

Las personas que trabajan en oficina deberían estar de pie un mínimo de dos horas diariamente en horario laboral, según recomienda un estudio en Reino Unido realizado con el objetivo de prevenir los riesgos que tiene para la salud estar demasiado tiempo sentado y que se ha publicado en la revista British Journal of Sports Medicine.

La investigación, elaborada por un grupo de expertos internacionales a instancias del Servicio Público de Salud de Inglaterra y de una empresa de Reino Unido (Active Working CIC), indica que los largos periodos de estar sentados se pueden interrumpir con el uso de escritorios que permiten trabajar de pie, tareas que requieren estar levantados y paseos regulares

La guía obtenida, cuyo objetivo es hacer algunas recomendaciones básicas, se ha realizado en un momento en el que existe más investigación sobre los efectos para la salud de permanecer sentados y estar físicamente inactivos durante periodos de tiempo prolongados.

Son situaciones, señalan, que pueden incrementar el riesgo de padecer una enfermedad grave y muerte prematura, según ha informado BMJ.

Los autores señalan que el comportamiento sedentario en Reino Unido copa un 60% de las horas activas de la población y un 70% del tiempo activo de las personas que presentan un alto riesgo a largo plazo. "Los que trabajan en oficinas, pasan el 65% o 75% de sus horas sentados", manifiestan los autores.

Recomendaciones para los empleados de oficina

"Los resultados muestran que un primer paso podría ser simplemente que la gente esté de pie y en movimiento con mayor frecuencia como parte de su jornada de trabajo", comentan, y añaden que tal vez sea más realizable que el ejercicio dirigido.

Básandose en los resultados del estudio, recomiendan:

• Dos horas diarias de estar de pie y de actividad ligera, como pequeños paseos durante horas de trabajo, que pueden llegar a cuatro horas para aquellos trabajos basados en trabajo de escritorio.
• Romper de forma regular la posición de estar sentado con trabajo de pie, por ejemplo, con el uso de escritorios preparados para ello.
• Evitar una situación estática prolongada, que puede ser tan perjudicial como estar sentado de forma prolongada.
• Alterar la postura o dar paseos ligeros alivia posibles dolores musculoesqueléticos y la fatiga como parte del proceso de adaptación.
• Además de animar a los trabajadores a adoptar otros comportamientos saludables como reducir la ingesta de alcohol y el hábito de fumar, comer sano y reducir el estrés, los empleadores deben advertir a su personal de los peligros potenciales de estar mucho tiempo sentado, ya sea en el trabajo o en casa.

​Según recoge el estudio, algunas compañías ya han invertido tiempo y dinero creando un entorno de trabajo más activo y para las empresas que aún no han evaluado la situación, sugieren que decidan cuándo y cómo el personal se toma las pausas para moverse y estar de pie e incorporar escritorios y tecnologías que permitan cumplir estas rutinas.

FUENTE: http://www.rtve.es/noticias/20150602/estudio-recomienda-estar-pie-minimo-dos-horas-trabajos-oficina/1155281.shtml

RESEÑA: DÍA DEL EMPLEADO ADMINISTRATIVO - FELICITACIONES

Feliz Día del Administrativo 2015

“No te canses de buscar el bien y la perfección, como administrativo tienes esa meta y esta tarea en tu vida, muchas felicitaciones por tu día clásico y que la pases muy bien”.

https://barajasvictor.wordpress.com/2015/05/

DÍA DEL EMPLEADO ADMINISTRATITVO: 29 DE MAYO DE 2015

SE SIGUE CELEBRANDO EL DÍA DEL EMPLEADO ADMINISTRATIVO Y RECONOCIENDO LA FIGURA PROFESIONAL DE NUESTRO COLECTIVO

http://www.ujmd.edu.sv/contenidoslideshow/29-noticias/478-dia-del-empleado-administrativo