El auxiliar administrativo, una figura clave en la oficina

En todas las oficinas y en todos los despachos existe la figura del auxiliar administrativo. Se trata de un profesional polivalente encargado de gestionar las tareas más cotidianas de una empresa: desde la recepción de llamadas hasta la realización de fotocopias. De hecho, hablamos de una profesión de largo recorrido. Eso sí, sus funciones han ido evolucionando a medida que cambiaba la sociedad. Por eso, es imprescindible que, a día de hoy, un auxiliar administrativo sepa manejar programas informáticos, mientras que antes escribía a máquina o manualmente. ¿Te atrae la idea de dedicarte a la gestión administrativa? ¿No tienes claras las funciones básicas de un auxiliar? En este post resolvemos todas tus dudas para que puedas formarte estando bien informado. ¿Cuándo empiezas?

FP en gestión administrativa: una apuesta segura

Ya sabemos que los ciclos formativos se caracterizan por una vocación práctica y una elevada inserción laboral. En el caso de la FP en Administración y Gestión, las posibilidades de encontrar empleo son especialmente altas. De hecho, según datos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, estos ciclos  acumulan un 12,4% de las ofertas. Es importante tener en cuenta que existen dos niveles de FP en este ámbito: el grado medio y el grado superior. En ambos casos, las expectativas laborales son buenas.

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Además, se trata de una formación con modalidades de estudio muy diversas. Actualmente, los estudiantes pueden escoger entre cursos online, presenciales o semipresenciales. Así pues, el ciclo garantiza una cierta flexibilidad según las necesidades del alumno. Por otra parte, no hay que olvidar que los ciclos de grado superior actúan como puerta de entrada a las carreras universitarias. En otras palabras: ejercer como auxiliar administrativo puede ser solo el primer paso.

¿Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo?

El auxiliar administrativo se enfrenta a diario a una gran cantidad de tareas, ya sea en una oficina o en un despacho. Estas son algunas de las más habituales:

• Comunicación con los clientes y el personal de la empresa. El auxiliar hace uso constante del teléfono y del correo electrónico.
• Archivo de información. Las empresas generan y reciben una gran cantidad de documentación a diario. Por este motivo, es necesario ordenarla con criterio.
• Gestión administrativa del personal. El secretario tiene acceso a las nóminas, los seguros sociales, la normativa de la empresa, etc.
• Intervención en la compra-venta. Aunque las decisiones de compra-venta las toman los máximos responsables de la organización, el auxiliar tiene contacto directo con las empresas proveedoras.
• Contabilidad general. Además, el secretario interviene en algunas cuestiones básicas de contabilidad.
• Recogida de la correspondencia. Este profesional recoge la correspondencia que llega a la empresa y la entrega a su destinatario. Por otra parte, también gestiona la salida de correspondencia.
• Tratamiento de textos. Habitualmente, el auxiliar debe transcribir textos mediante programas informáticos.

¿Qué perfil se ajusta a este puesto de trabajo?

A primera vista, puede parecer que la gestión administrativa consiste solo en ordenar documentos. Sin embargo, para tener éxito en el trabajo son necesarias una serie de destrezas. Para empezar, es recomendable que el auxiliar administrativo cuente con estas aptitudes:

• Manejar con soltura los programas informáticos. Son especialmente importantes los procesadores de texto (Microsoft Word) y las hojas de cálculo (Microsoft Excel).
• Hacer funcionar los elementos básicos de una oficina. Por ejemplo, las fotocopiadoras.
• Tener facilidad para la redacción y el cálculo.  El auxiliar debe realizar operaciones matemáticas a menudo. Por otra parte, redacta textos de géneros diversos cada día.
• Mostrar una actitud adecuada de cara al público y por teléfono. Cuando se trabaja en contacto con otras personas, hay que procurar ser agradable.
• No asustarse ante el exceso de información. Es imprescindible que el auxiliar sea una persona ordenada y con capacidad resolutiva.
• Sentirse a gusto trabajando en equipo. Los profesionales de la gestión administrativa no solo trabajan de cara al público, sino que interactúan frecuentemente con los compañeros.

FUENTE;

https://www.emagister.com/blog/auxiliar-administrativo-una-figura-clave-la-oficina/

¿Por qué perdemos tanto tiempo en tareas administrativas?

Uno de los problemas que sufren las empresas es la realización de tareas repetitivas que merman su productividad. A veces no se les da la debida importancia porque se han acostumbrado a trabajar así. Pero la realidad es otra y las compañías pierden mucho tiempo en tareas administrativas en su día a día.

Esto afecta a diferentes áreas de gestión dentro de la pyme. A menor nivel de digitalización, mayor número de horas se destinan. Según un reciente estudio de Sage, las empresas españolas destinaron 210 días en el último año a tareas comocontabilidad, gestión de recursos humanos, regulación, etc. Mientras que la media europea se sitúa en 120 días.

Tiempo en papeleo y tareas administrativas

Dicho estudio ahonda en los beneficios que tendría para la productividad invertir en herramientas digitales. Un aumento del 10,5% de la productividad en las pymes españolas supondría un incremento anual de 32.000 millones de euros en el PIB nacional. Este incremento de la productividad podría ser fácilmente accesible con la reducción de las cargas administrativas.

Cada empresa tiene áreas donde las tareas administrativas se comen la mayor parte de su tiempo. En general, este tipo de tareas son aquellas que nos mantienen ocupados. Trabajos necesarios, sí, pero que en última instancia no son el objetivo principal. Un ejemplo, el correo electrónico que nos ayuda a gestionar la tarea que hacer, pero tener la bandeja de entrada a cero no significa que nuestro trabajo ha finalizado.

Las tareas administrativas muchas veces se sitúan en el área de urgente, pero no importante si se utiliza una matriz de Eisenhower. Son ese tipo de tareas que hay que delegar siempre que sea posible, ya que no aportan nada como valor productivo a las empresas o profesionales.

La facturación, la contabilidad, la gestión de recursos humanos son tres áreas que se engloban dentro de las inversiones de las empresas y profesionales para reducir sus cargas administrativas. Poder crear facturas de forma rápida en pocos minutos, recuperar presupuestos o introducir gastos y poder generar los modelos de impuestos de IVA son tareas que automatizadas suponen un ahorro de tiempo considerable.

Cómo se puede hacer online o de forma automatizada el papeleo

Pero lo mismo ocurre con el apartado de las nóminas, una tarea que en muchas ocasiones ocupa la mayor parte del tiempo de nuestro equipo de recursos humanos. En este sentido, muchas empresas están apostando por externalizar esta tarea, de manera que el equipo de recursos humanos se ocupa de lo realmente importante: cuidar de los empleados.

La posibilidad de trabajar online con las asesorías facilita en muchos casos la automatización de las tareas y evita traslados. No se trata ya de enviar un correo adjuntando los datos para que se incluyan las facturas en la contabilidad, los cobros o los pagos, o la información para generar la nómina de los empleados.

Las opciones de contratar software como servicio, sin necesidad de tener instalado nada en nuestro ordenador, supone un antes y un después, especialmente para las empresas más pequeñas. Ahora no es necesario llegar a la oficina para introducir o crear un presupuesto. Una factura o una nómina se pueden sacar hoy desde un móvil o una tablet.

Certificado digital y otras propuestas de las Administraciones Públicas

El desarrollo de la administración electrónica ha supuesto una gran mejora en el ahorro de tiempo. El certificado digital nos permite cumplir con las obligaciones como empresas sin necesidad de tener que desplazarnos, pedir citas y esperar a que nos atiendan. La presentación de impuestos, de las cuentas anuales, hoy en día, no suponen un quebradero de cabeza.

Pero también en el área laboral, las altas y bajas de trabajadores se hacen al momentogracias al certificado digital y la posibilidad de firmar electrónicamente. La sede electrónica te permite hacer una alta o baja a cualquier hora del día y los 365 días del año. Para las empresas que tienen que incorporar trabajadores de forma inmediata resulta imprescindible.

Qué hacen en otros países para mejorar los tiempos

Los países que tienen una menor carga administrativa disponen de asistentes virtuales o soluciones de software empresarial que les liberan de la mayoría de las tareas repetitivas. En España, la implantación de este tipo de soluciones no se encuentra tan avanzada, a pesar de que 9 de cada 10 empleados de oficina se muestran favorable a este tipo de herramientas.

Un software que gestione la empresa de forma integral, donde no solo no haya que repetir tareas, sino que la información de un departamento fluyea a otro sin necesidad de tener que volver a picar los datos, algo que resulta especialmente improductivo.

Qué tareas administrativas hay que hacer para la contratación de personas

A la hora de contratar a un trabajador, una empresa debe dar de alta al mismo en la Seguridad Social y posteriormente registrar el contrato en el SEPE. Ambos trámites se pueden realizar online. Para realizar un alta en la Seguridad Social, se deben incluir los datos de la empresa (nombre o razón social, código de cuenta de cotización, régimen de Seguridad Social) y los del trabajador, así como la fecha de inicio, grupo de cotización o tipo de contrato.

Después, hay que presentar el contrato en el SEPE en un plazo de 10 días. A la vez la empresa también tiene que realizar el ingreso de la cotización propia y la de sus trabajadores en la Seguridad Social. Para ello, hay que realizar los boletines de cotización y la relación nominal de trabajadores. Con la entrada del sistema RED, todo este proceso se ha simplificado mucho.

Además, hay que comunicar cualquier variación de datos de los trabajadores, como podría ser un cambio de domicilio.

Y para los despidos

En el caso de los despidos, el primer paso es realizar la comunicación de despido, ya sea personalmente o por envío postal al domicilio señalado en el contrato. Se tiene que entregar en un plazo de tres días hábiles siguientes a la extinción de contrato. Se debe enviar copia de dicho aviso a la Inspección del trabajo. También es necesario informar del pago de las cotizaciones hasta el último mes anterior al despido.

El trabajador debe recibir el finiquito donde se liquidan todas las cantidades pendientes e indemnización en caso de que le corresponda. En ocasiones es necesario un preaviso, como con los despidos objetivos, con una antelación de 15 días; o en caso contrario, abonar el salario correspondiente a los días de retraso en dicho preaviso.

Por lo que respecta a la Seguridad Social, es necesario comunicar los datos tanto de empresario como de trabajador, fecha y motivo del cese de actividad. Al igual que en el caso del alta, después hay que comunicar al SEPE la baja del mismo, que también se puede realizar online.

Qué labores administrativas se hacen en Recursos Humanos

Además de las altas y las bajas, el departamento de recursos humanos ve como la gestión de las nóminas se convierte en una de sus principales tareas administrativas. Es una tarea donde hay que poner especial celo, ya que se crea muy mal ambiente si los trabajadores no cobran bien o hay errores en sus nóminas.

Aquí un buen software para la gestión de nóminas ahorra mucho tiempo. No solo se trata de generar los documentos, sino también del cálculo de impuestos, cuotas de Seguridad Social, pagas, finiquitos, dietas, gastos, etc.

A esto hay que añadir la prevención de riesgos laborales, los planes de formación, selección de personal, la protección de datos personales, etcétera, que es parte del trabajo de recursos humanos y al que muchas veces no se le puede prestar tanta atención, ya que el tiempo de la creación de nóminas se lleva la mayor parte del tiempo del departamento.

FUENTE:

https://www.sage.com/es-es/blog/porque-perdemos-tanto-tiempo-tareas-administrativas/

Asociación Internacional de Profesionales Administrativos

International Association of Administrative Professionals 

 Enhancing the value of office and administrative professionals and advocating for the profession.

 Asociación Internacional de Profesionales Administrativos 

 Aumentando el valor de los profesionales administrativos y de oficina y abogar por la profesión. 

http://www.iaap-hq.org/

¿Cuánto ganan los administrativos en España?

¿Eres resolutivo y organizado? Uno de los perfiles profesionales que más puede encajar contigo es el de Administrativo, un rol que requiere mucha organización y concentración en su día a día. Existen muchos perfiles de administrativo, desde aquel que ha estudiado un ciclo de FP hasta el que requiere de una formación más específica para ejercer su trabajo. Para saber cuánto ganan los administrativos, será necesario saber qué tipo de funciones desempeñará para poder saber sobre qué términos se encontrará su sueldo. ¿Cuánto ganan los administrativos en España? Si quieres trabajar en administración y tienes un FP, decídete por uno de estos trabajos, ¡son los más demandados del momento! Y te contamos los sueldos de cada uno en España, ¡toma nota y empieza a trabajar ya! 1# Contable Trabajando como contable te encargarás de gastos, facturas y cobros recibidos en la empresa. Trabajarás en una ofi y tendrás que clasificar estos datos para que todo esté a punto para consultarlos y conocer cómo van los números del negocio. Ademas de conocimientos administrativos, necesitas saber algo de informática básica para manejar bien los programas. ¿Y tu sueldo? En España variará entre los 17.000 y 23.000 euros cada año. 2# Recepcionista ¡Este verano las contrataciones de recepcionistas están en la cresta de la ola! Así que si quieres este trabajo es el momento de que prepares tu perfil profesional y te inscribas en todas las ofertas de tu zona. En la recepción te encargarás no solo de la atención al cliente, sino también de una parte de las tareas administrativas, el email y las llamadas recibidas. Una de las ventajas es que podrás trabajar en el sector que más te guste, por ejemplo en una pelu, un gimnasio, etc. Y el sueldo de recepcionista es de entre unos 15.000 y 27.000 euros por año trabajado. 3# Auxiliar administrativo Se te gustan las tareas relacionadas con la administración y quieres trabajar ayudando con facturas, llamadas, presupuestos y demás, como auxiliar administrativo podrás hacerlo. Para trabajar en este puesto te aconsejamos estudiar un FP de grado medio, y ser una persona organizada. Tu sueldo en este trabajo comenzarás alrededor de 12.000 – 18.000 euros. 4# Secretaria Si te gusta encargarte de organizar cosas y llevar todo al día, eres dinámico y te gusta estar en contacto con gente como secretario podrás hacerlo. Además podrás especializarte y trabajar en todo tipo de sitios, desde empresas pequeñas hasta multinacionales. Y en España estarás cobrando un sueldo de entre 16.000 y 27.000 euros anuales. 5# Administrativo analista Es un rol mucho más específico que el de los demás. Es un tipo de trabajo que requiere tanto la parte de trabajo administrativo con todo su papeleo y la parte más analítica. Para ello, es necesario tener un alto manejo de Excel y fórmulas para poder trabajar su día a día. También, suele ser un perfil que suele requerir de idiomas. Por norma general, aquí los administrativos ganan entre los 18.000 y los 30.000 euros anuales, dependiendo de valía y funciones, si además, habla idioma, el sueldo puede tener un máximo de 35.000 euros anuales. 6# Administrativo bancario En el sector de la banca también su rol específico en el sector de los administrativos. En este caso, los administrativos bancarios trabajan funciones específicas del sector, con lo que deben tener unas competencias específicas como labores de caja y atención al cliente. Con ellos los administrativos ganan en torno a los 20.000 – 30.000 euros anuales, también dependiendo de la valía y experiencia. ¿Qué otros aspectos importan en tu sueldo de administrativo? 1# Experiencia Es innegable que la experiencia es un puntazo a tu favor para encontrar trabajo, sin embargo en las PYMES se valoran otros factores a la hora de contratar, y hay cada vez más oportunidades para los jóvenes. Además recuerda que si tienes algo de experiencia, aunque sea en un sector diferente, lo mejor es que la incluyas en tu perfil, ¡será valorada de modo positivo! Aun así, con antigüedad en el puesto de trabajo es casi seguro que recibas un sueldo más alto. 2# Ilusión y ganas por trabajar A cualquiera le gusta trabajar con gente con una sonrisa en los labios y que desprenda buen rollo, ¡así que ponte las pilas y motívate! Trabajes donde trabajes si tienes una actitud activa, involucrada y con ganas por ser mejor conseguirás buenos resultados y también un mayor sueldo. 3# Conocimientos técnicos ¡Por supuesto es importante que seas un crack en lo que haces! Sé un profesional con capacidad de resolución, sin miedo a los retos y dispuesto a aprender cosas nuevas cada día. Además curso una formación FP para convertirte en todo un experto en lo que más te guste y tener aún más posibilidades en el mercado laboral. FUENTE: https://blog.jobandtalent.com/cuanto-ganan-los-administrativos/

Los problemas de que haya presentismo en las empresas

En muchos países todavía impera una cultura de trabajo que favorece el presencialismo sobre la eficacia de los trabajadores. En la actualidad ya existen indicadores que permiten evaluar el desempeño para poder implementar medidas de flexibilidad como los programas de teletrabajo de forma eficaz. En España, según el Instituto Nacional de Estadística sólo un 22% de las personas realizan trabajo desde casa -frente al 35% que tienen de media en otros países europeos- y no se prevé que la situación mejore ya que el presentismo ha aumentado en España en los últimos años (en 2015 eran de 40% y recientemente, la III Encuesta Adecco sobre Presentismo Laboral, refleja que un 53% de las empresas reconoce distintas prácticas de presentismo producido de forma interna). Además, los datos de la Encuesta de Población Actica (EPA) muestran que solo uno de cada diez empleados realiza trabajos desde casa y, al mismo tiempo, vemos como grandes empresas multinacionales como Yahoo cancelan sus programas de teletrabajo. Teniendo en mente todos los beneficios que reporta ofrecer políticas de flexibilización. ¿Por qué no teletrabajamos más? Una explicación muy común es que los empresarios ven el riesgo de perder el control sobre la supervisión de las tareas. Ese miedo está impulsado por una cultura todavía muy anclada en España y en muchos otros países, que suele premiar el presencialismo sobre el rendimiento o la eficiencia y eso viene dado por la falta de modelos de evaluación del desempeño. De hecho, un 90% de los diferentes jefes de equipo o managers no saben qué tareas o cuántas tareas puede realizar un empleado en su puesto de trabajo durante una hora. Entonces, ¿Si no somos capaces de medir el trabajo estando en la oficina, cómo vamos a poder evaluar si la gente está trabajando estando fuera de ella? La solución que hemos encontrado históricamente para paliar esta falta de información es cumplir con el horario laboral. Tenemos un sistema que premia más a aquellos empleados que alargan su jornada laboral más allá de su horario, ya que entiende que estos empleados están más comprometidos. Así, los trabajadores menores de 25 años, dedican más horas de la que dictamina su jornada para intentar conservar su empleo y el 85% de los trabajadores trabaja más horas de las previstas. La solución es la flexibilidad laboral Sin embargo, aquellos que acaban su trabajo en el tiempo previsto son sospechosos de no estar comprometidos con la empresa. Por tanto, como no sabemos cómo realizar una evaluación del desempeño de los trabajadores, nos basamos en datos de los que disponemos y que no nos permiten medir la productividad y la eficacia de nuestra empresa. Sin embargo y de nuevo gracias a las nuevas tecnologías, ya contamos con las herramientas necesarias para acceder a esta información y poder medir de forma objetiva el desempeño de tus trabajadores. Si quieres abordar temas de flexibilidad como el programas de teletrabajo tienes que cambiar tu capacidad organizativa, ya que la pregunta que tenemos que hacernos no es si se trabaja el suficiente número de horas, si no si se trabaja bien. Para poder contestar a esta pregunta es necesario implementar modelos de evaluación del desempeño y fomentar la autonomía a las personas sobre su trabajo. Es decir, es necesario promover la autogestión y fomentar la corresponsabilidad y la mejora continua. Al final, lo que se necesitan son soluciones que permitan adquirir el conocimiento y la confianza necesaria para emprender el camino de la flexibilización del puesto de trabajo de forma eficaz. Una herramienta muy útil para alcanzar este objetivo es la implementación de indicadores que te permitan realizar una evaluación del desempeño realizado por tus trabajadores y que, en base a sus resultados, puedas dirigir un proyecto de flexibilización que sea productivo y rentable para aumentar los beneficios y la satisfacción de los empleados como son los programas de teletrabajo. FUENTE: https://es.workmeter.com/blog/los-problemas-presentismo-en-las-empresas?utm_source=hs_email&utm_medium=email&utm_content=58682812&_hsenc=p2ANqtz-8pda6jqKoWEi0eJiMf0Cp_1SvnjFYaREm8Y6HzvGX7mhAzNjcK9oMoFq1G5QvzgAkTk2pKRjGdGckfixOS9xkoLeEDrA&_hsmi=58682812

SINDROME DE BURNOUT EN TRABAJADORES ADMINISTRATIVOS - UNIVERSIDAD DE MEXICO

SINDROME DE BURNOUT EN TRABAJADORES ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD ACADEMICA PROFESIONAL NEZAHUALCÓYOTL AGUILAR RODRIGUEZ, MARÍA DEL SOCORRO URI: http://hdl.handle.net/20.500.11799/65869 Fecha: 2017-01-11 Resumen: Se considera estrés aquella respuesta biológica inespecífica que provoca cambios en los sistemas nervioso, endocrino e inmunológico del ser humano. Tal es caso del estrés laboral o síndrome de burnout que se describe como una “sensación de fracaso y una existencia agotada o gastada, como resultado de una sobrecarga de exigencias de energías” como resultado, México se ubica en el segundo lugar de estrés a nivel mundial. Por lo anterior, se consideró como objetivo general de la investigación el determinar las causas que generan estrés en el personal que labora en una institución universitaria. La metodología utilizada fue de tipo transversal y cuantitativa. Se aplicó un instrumento de 30 ítems que permitió evaluar el síndrome de burnout, se eligieron a 8 trabajadores del turno matutino. Se realizó dentro de las instalaciones de la Unidad Académica Profesional de Nezahualcóyotl y se llevó acabo con personal administrativo. Dentro de los principales resultados obtenidos fue que un 80% de los trabajadores han controlado sus emociones hacia sus compañeros y estudiantes, en cambio, 20% de ellos han llegado a perder la calma en alguna ocasión, un 75% de los trabajadores negó utilizar medicamento para tranquilizarse, mientras que un 25% afirmó haber utilizado medicamento por otro lado el 80% de los trabajadores tienen buen rendimiento en su trabajo en comparación con el resto del personal. FUENTE: http://ri.uaemex.mx/handle/20.500.11799/65869

El sedentarismo y la actividad física en trabajadores administrativos del sector público

El sedentarismo y la actividad física en trabajadores administrativos del sector público Autores: Graciela Mercedes Alvarez, Herminia Morales Murillo, Mariana Guadalupe Vargas, Junes Lady Robles Amaya Localización: Revista Ciencia UNEMI, ISSN-e 1390-4272, Vol. 9, Nº. 21, 2016 (Ejemplar dedicado a: Diciembre), págs. 116-124 Idioma: español Títulos paralelos: Sedentary lifestyle and physical activity in administrative public sector workers Texto completo (pdf) Resumen En el presente artículo se plantea como objetivo caracterizar el nivel de sedentarismo y actividad física, que realiza el personal administrativo de diferentes instituciones del sector público de la ciudad de Milagro, Ecuador, considerando algunos espacios como el lugar de trabajo, forma de traslado y tiempo libre.Se trata de una investigación de tipo descriptiva de corte transversal, con una muestra de 240 participantes, de los cuáles el 48,5% son de sexo masculino (109) y 51,5% femenino (131). Como instrumento se utilizó el Global Physical Activity Questionnaire (GPAQ), elaborado por la Organización Mundial de la Salud, aplicado en la versión corta en español-2002: Cuestionario Internacional de Actividad Física (IPAQ), que consta de 7 preguntas. Entre los principales resultados están que más del 54% del personal permanece sentado entre 7 y 12 horas diariamente. El 39% realiza una actividad moderada en su lugar de trabajo, el 8.8% actividad intensa y en su tiempo libre, el 67% de los participantes no realiza ningún deporte. Finalmente se concluye que al menos la mitad de los empleados administrativos de las empresas públicas en estudio, no realiza ninguna actividad que les permita disminuir el estado de sedentarismo. ABSTRACTThis study aims to characterize the level of sedentary behavior and physical activity, of the administrative staff of various Organism of public sector at the city of Milagro, Ecuador, considering some areas as: the workplace, way of transportation, and their spare time.This is a descriptive research cross-section, with a sample of 240 participants, of which 48.5% are male (109) and 51.5% are female (131). The instrument that was used is the Global Physical Activity Questionnaire (GPAQ), prepared by the World Health Organization,implemented in the short Spanish version -2002: International Physical Activity Questionnaire (IPAQ), which consists of 7 questions.As main results are that more than 54% of staff remains seated between 7 and 12 hours daily. The 39% perform moderate activity in their workplace, 8.8% intense activity and in their spare time, 67% of participants did not perform any sport. Finally it was concludedthat at least half of the administrative employees of public companies in the city of Milagro, do not perform any activity that allows them to reduce the state of inactivity. FUENTE: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=6018803

¿Paperless Office?

Desde finales del Siglo XX se viene pregonando la llegada de la oficina sin papel; la optimización de los equipos de oficinas, principalmente, el Computador, contribuyó a esparcir esta creencia que hasta ahora, no se ha hecho una realidad. Sin lugar a dudas, la inversión que se hace en papel, no importando el tamaño de la oficina, es considerable y, el desperdicio que en su utilización se genera, es un gasto que no puede ser ignorado. A esto podemos agregar, la gran cantidad de documentos impresos que, cada día, se acumulan en nuestros escritorios haciéndose casi inmanejables. La acumulación de papel es igual a desorden ambiental. El papel no organizado y utilizado termina siendo un desperdicio; si no lo cree, sólo pregúntese ¿cuántas veces ha buscado un documento o una nota impresa, sin poderla encontrar en ese momento y, en vez de seguir buscando hasta encontrarlo, lo que decide es volver a imprimirlo?; muchas, ¿verdad? Pero y entonces, qué sucede cuando la pieza original aparece ¿en qué se ha convertido? En desperdicio. Cuando sobre-imprimimos un material no sólo consumimos papel, también, tiempo, energía y tinta, por lo que al generarse un desperdicio, elevamos el costo estimado por su realización. Además, las gestiones empresariales modernas proponen implementar prácticas de trabajo, ecológicamente, conscientes o responsables; esto significa no generar nada que no sea necesario y reduciendo la cantidad de recursos, en este caso el papel utilizado en nuestras oficinas, contribuimos a que ésta sea más verde o sea, medioambientalmente sostenible. Para lograr eficientizar el uso del papel en las oficinas puede implementar prácticas muy sencillas como son: Organice archivos electrónicos para almacenar en ellos las informaciones que no necesite imprimir de inmediato. Para ayudarse en esta tarea, puede utilizar los Almacenes en las Nubes gratuitos, como el DropBox, Google Drive, etc., que además, le permitirán acceder a sus documentos desde cualquier lugar donde se encuentre. Imprima en ambas caras del Papel. Si la impresión o copiado, salen mal, reutilice el papel. Puede usarlo para notas recordatorias o pasar mensajes. Mantenga apagados los equipos que no estén siendo utilizados. Una oficina sin papeles, por el momento, yo lo veo irrealizable; pero, con un consumo mucho más inteligente del mismo, eso sí es posible. FUENTE: http://wwwadministraciondeoficinas.blogspot.com.es/2018/03/paperless-office.html?utm_source=feedburner&utm_medium=email&utm_campaign=Feed:+LaAdministracinDeOficinasHoy+(La+Administraci%C3%B3n+de+Oficinas,+hoy) Silvania R. Guzmán Muñoz - Rasilg Licenciada en Ciencias Secretariales. Magíster en Administración de Empresas-Mención Gestión Empresarial. 29 años de experiencia como Secretaria Ejecutiva y Traductora (Inglés-español-inglés), 22 años de experiencia como Profesora Universitaria.

4 hábitos para mantener la motivación en el trabajo

Consejos para hacer crecer tu negocio 4 hábitos para mantener la motivación en el trabajo Publicado el 16 mayo 2018 inCompartir Mantener la motivación en el trabajo es una de las cosas más difíciles de lograr en nuestra rutina, y sin embargo, es una de las más importantes. Te contamos los mejores hábitos para mantener la motivación pase lo que pase. Cómo mantener la motivación en el trabajotítulomotivación v2 Mantener la motivación es un tema complejo. Conservar ese arranque de inspiración que tenemos al comenzar un nuevo trabajo es una tarea realmente complicada. Rápidamente entramos en la rutina y perdemos las ganas que teníamos al principio. Nos olvidamos de lo que había tirado de nosotros al principio, lo que nos había hecho avanzar. El cansancio se apodera de nosotros poco a poco y la experiencia en el trabajo se acaba volviendo tediosa, o incluso carente de sentido. Por ello, es importante desarrollar una serie de hábitos que nos hagan ver las cosas de forma optimista. Estos hábitos y maneras de ver las cosas no nos harán recuperar el impulso con el que contábamos al principio, sino que nos permitirán analizar nuestra nueva situación con otros ojos. De esta manera, no dependeremos más de un momento de motivación pasajera, sino que seremos capaces de afrontar nuestro día a día con una actitud enérgica y positiva. Estos son los 4 mejores hábitos para mantener la motivación en el trabajo. Asume responsabilidades No tengas miedo a asumir nuevas responsabilidades. Estas supondrán toda una renovación para tu rutina. Si surge la necesidad de cubrir una tarea que te interese, o de tomar el mando en algún área que te atraiga, ¡no lo dudes! Adquirir nuevas responsabilidades es uno de los factores que más favorecen la motivación. Tendrás la oportunidad de explorar territorios distintos, y muchas cosas pasarán a depender de ti. Esto último, sin duda, te dará la fuerza suficiente para afrontar el día a día con mucha más concentración. No te presiones Una de las cosas que más van a desgastar tu motivación es el exceso de presión. Tener deadlines y una cantidad de tareas determinada es el día a día en cualquier empresa. Pero la clave reside en cómo lo percibamos nosotros. Las fechas límite no son más que una forma de organización para hacer el trabajo lo más eficiente y cómodo para todos. Lo importante es no ver estos factores como presión, sino como algo positivo que facilita tu trabajo y el de tus compañeros. De este modo, evitarás el desgaste que produce la presión constante, y estarás más motivado. Dale la importancia justa El trabajo no lo es todo. Darle más importancia de la necesaria a las cosas que nos suceden en el trabajo es algo muy común. Hacerlo resulta increíblemente destructivo para nuestra energía, ya que las preocupaciones excesivas acaban dejándonos exhaustos. En el momento en el que nos obsesionamos con él, es cuando nos empieza a parecer una cárcel. Eso mermará nuestra motivación de una manera inimaginable, así que es muy importante que sepamos darle la importancia necesaria a las cosas, y verlo todo siempre desde una cierta distancia. Al fin y al cabo, no es más que eso: trabajo. Descansa El descanso está muy infravalorado actualmente. Dormir suele ser nuestra última prioridad. No dudamos en trasnochar viendo una serie que nos gusta, pero somos incapaces de exigirnos las horas de sueño que necesitamos. Pocas cosas condicionan más nuestro rendimiento que la falta de sueño. Por supuesto, un rendimiento obstaculizado por el cansancio es veneno para nuestra motivación diaria. Procura aprovechar las horas nocturnas, o compensar con alguna siesta. Notarás una gran diferencia en tu estado de ánimo, junto a una infinidad de mejoras. FUENTE: https://es.workmeter.com/blog/4-habitos-para-mantener-la-motivacion-en-el-trabajo?utm_source=hs_email&utm_medium=email&utm_content=62946128&_hsenc=p2ANqtz-_TZDSYP00YiL6xkIkcZ67knJCBjjjwqQaBkvsslpUSHUJ-ce9OyxCnPKSHeG0Wv41UmwRxZ9K9Ea1hNqpstspTQlaT9Q&_hsmi=62946128