“El Administrativo es un profesional con formación y experiencia en el trabajo administrativo en general, especializado en la gestión y tramitación de todo tipo de tareas y gestiones administrativas del sector al que se dedique, dirigiendo y ofreciendo soporte y apoyo a las diferentes áreas de la empresa, tanto privada como pública (dirección, comercial, laboral, fiscal, contable, financiera, logística, etc.), además de atención a los clientes y usuarios, pudiendo ejercer sus funciones por cuenta ajena o por cuenta propia, supervisando el trabajo de empleados a su cargo y/o quedando supeditado a otros profesionales especializados en las diferentes materias en las que desempeñe su trabajo.

El Administrativo, como motor de la organización de empresas y entidades, es considerado y denominado desde ANTEPROA como un Técnico Profesional Administrativo, (TEPROA)".
Definición oficial aprobada por el Equipo Coordinador de ANTEPROA

miércoles, 17 de junio de 2020

Personal administrativo: ¿qué funciones y tareas desempeñan?

Los administrativos son profesionales fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Dentro de esta categoría encontramos técnicos administrativos y auxiliares administrativos, profesionales con formación y tareas diferentes pero que responden a un perfil polivalente relacionado con la gestión de todo tipo de recursos.
El personal administrativo es indispensable para las organizaciones y es una profesión con mucho futuro laboral, especialmente si su formación se complementa con conocimientos de ofimática, idiomas o gestión de redes sociales.

¿Cuáles son las funciones del personal administrativo?

Las funciones y tareas del personal administrativo de una empresa son muy variadas. Las más importantes son:
  • Redactar, archivar y revisar todo tipo de documentos, especialmente recibos, albaranes, reportes y hojas de cálculo.
  • Recopilar información con el objetivo de estudiar datos, extraer conclusiones y generar los informes correspondientes.
  • Actualizar y mantener al día los procedimientos, las guías y los manuales corporativos existentes, así como las bases de datos y las listas de contactos.
  • Realizar gestiones asociadas a la compra y a la venta de productos y servicios.
  • Gestionar la comunicación de la empresa tanto a nivel interno como con proveedores y clientes.
  • Coordinar los servicios de mensajería y la logística de la empresa y las entregas y salidas de productos.
  • Gestionar el calendario administrativo (para gestiones como presentación de impuestos trimestrales y anuales, etc.).
  • Tramitar gestiones de carácter administrativo que repercuten en el personal de la empresa (contratos, nóminas, retenciones, etc.) en función de la normativa vigente y de la política interna de la organización.
  • Prestar apoyo especial al departamento de Recursos Humanos para la realización de las gestiones administrativas relacionadas con el personal y descritas anteriormente.
  • Desarrollar y supervisar registros y archivos de contabilidad.
  • Supervisar gestiones relacionadas con las cuentas de la empresa, la tesorería, los proyectos de inversión, etc.
  • Gestionar y tramitar documentos de la administración pública de manera telemática y/o presencial (permisos y licencias, impuestos, presentación de documentos oficiales, solicitud de certificados, etc.).
  • Informar y atender a clientes para ofrecerles información sobre servicios de la empresa, funcionamiento de esta, etc.
  • Ayudar a otros departamentos para el desarrollo de informes, presentaciones, etc.

¿Qué tipo de administrativos buscan las empresas?

Durante los últimos años los administrativos se han adaptado a la transformación digital en así todos sus procesos, lo que implica el uso de herramientas informáticas y profesionales muy específicas.
Además, y al igual que ocurre en otros sectores, la especialización se ha convertido una realidad para estos profesionales con el objetivo de garantizar la productividad y la mayor rentabilidad en cada departamento o empresa. Así, en áreas muy concretas como Recursos Humanos, facturación o marketing, el personal administrativo, independientemente de su categoría, debe poseer ciertos conocimientos o actitudes específicas.
Por ejemplo, el administrativo que ocupa el puesto de “Office Manager”, dependiente del director financiero de la empresa, asumirá responsabilidades relacionadas con la organización y funcionamiento de la oficia como trato con proveedores o clientes o preparación de presupuestos. En este caso, un requisito para estos profesionales puede ser saber idiomas y manejo elevado de herramientas específicas de contabilidad.
Algo parecido ocurre con los asistentes de contabilidad, que son administrativos que cumplen un rol técnico dentro del departamento contable de una compañía. En el caso de administrativos de un departamento concreto, su trabajo puede ir desde la recepción de llamadas al control de la agenda pasando por la gestión de archivo, la recepción y atención al cliente o la actualización de las bases de datos.

Cualidades del personal administrativo

Algunas de las cualidades que las empresas buscan en un perfil administrativo son:

Capacidad de organización

Los administrativos y auxiliares administrativos pueden realizar tareas de todo tipo, por lo que es imprescindible que sean organizados y tengan una capacidad de concentración alta.

Capacidad de adaptación

El puesto de trabajo de administrativo exige flexibilidad porque muchas veces implica apoyar a diferentes áreas de trabajo. La capacidad de adaptación y el asertividad se valoran muy positivamente y le ayudarán a desarrollar su trabajo con garantías.

Capacidad de trabajar en equipo

En los puestos administrativos es esencial el trabajo en equipo. Las habilidades comunicativas con superiores, compañeros, proveedores, clientes, entidades bancarias y organismos públicos también son muy bien valoradas en estos profesionales.
Otras aptitudes y conocimientos que las empresas puede tener en cuenta para contratar un administrativo son:
  • Conocimientos sobre finanzas.
  • Proactividad.
  • Dinamismo.
  • Predisposición.
  • Capacidad de negociación.
  • Confiabilidad.
  • Profesionalidad en el manejo de la información.
  • Experiencia.
  • Conocimiento de idiomas.
  • Capacidad de síntesis.
  • Ser organizado y metódico.
El personal administrativo encaja en todo tipo de sectores, por eso se trata de un perfil profesional muy demandado por empresas de todo tipo y tamaño.
Si buscas un administrativo o un auxiliar administrativo para tu empresa, contacta con nosotros. Conocemos y entendemos las necesidades de cada sector y nos comprometemos a encontrar al mejor candidato para desarrollar ese trabajo en tu empresa.

¿Cuánto ganan los administrativos en España?

res resolutivo y organizado? Uno de los perfiles profesionales que más puede encajar contigo es el de Administrativo, un rol que requiere mucha organización y concentración en su día a día. Existen muchos perfiles de administrativo, desde aquel que ha estudiado un ciclo de FP hasta el que requiere de una formación más específica para ejercer su trabajo. Para saber cuánto ganan los administrativos, será necesario saber qué tipo de funciones desempeñará para poder saber sobre qué términos se encontrará su sueldo.

¿Cuánto ganan los administrativos en España?


Si quieres trabajar en administración y tienes un FP, decídete por uno de estos trabajos, ¡son los más demandados del momento! Y te contamos los sueldos de cada uno en España, ¡toma nota y empieza a trabajar ya!

1# Contable


Trabajando como contable te encargarás de gastos, facturas y cobros recibidos en la empresa. Trabajarás en una ofi y tendrás que clasificar estos datos para que todo esté a punto para consultarlos y conocer cómo van los números del negocio. Ademas de conocimientos administrativos, necesitas saber algo de informática básica para manejar bien los programas. ¿Y tu sueldo? En España variará entre los 17.000 y 23.000 euros cada año.

2# Recepcionista


¡Este verano las contrataciones de recepcionistas están en la cresta de la ola! Así que si quieres este trabajo es el momento de que prepares tu perfil profesional y te inscribas en todas las ofertas de tu zona. En la recepción te encargarás no solo de la atención al cliente, sino también de una parte de las tareas administrativas, el email y las llamadas recibidas. Una de las ventajas es que podrás trabajar en el sector que más te guste, por ejemplo en una pelu, un gimnasio, etc. Y el sueldo de recepcionista es de entre unos 15.000 y 27.000 euros por año trabajado.

3# Auxiliar administrativo


Se te gustan las tareas relacionadas con la administración y quieres trabajar ayudando con facturas, llamadas, presupuestos y demás, como auxiliar administrativo podrás hacerlo.  Para trabajar en este puesto te aconsejamos estudiar un FP de grado medio, y ser una persona organizada. Tu sueldo en este trabajo comenzarás alrededor de 12.000 – 18.000 euros.

4# Secretaria


Si te gusta encargarte de organizar cosas y llevar todo al día, eres dinámico y te gusta estar en contacto con gente como secretario podrás hacerlo. Además podrás especializarte y trabajar en todo tipo de sitios, desde empresas pequeñas hasta multinacionales. Y en España estarás cobrando un sueldo de entre 16.000 y 27.000 euros anuales.

5# Administrativo analista


Es un rol mucho más específico que el de los demás. Es un tipo de trabajo que requiere tanto la parte de trabajo administrativo con todo su papeleo y la parte más analítica. Para ello, es necesario tener un alto manejo de Excel y fórmulas para poder trabajar su día a día. También, suele ser un perfil que suele requerir de idiomas. Por norma general, aquí los administrativos ganan entre los 18.000 y los 30.000 euros anuales, dependiendo de valía y funciones, si además, habla idioma, el sueldo puede tener un máximo de 35.000 euros anuales.

6# Administrativo bancario


En el sector de la banca también su rol específico en el sector de los administrativos. En este caso, los administrativos bancarios trabajan funciones específicas del sector, con lo que deben tener unas competencias específicas como labores de caja y atención al cliente. Con ellos los administrativos ganan en torno a los 20.000 – 30.000 euros anuales, también dependiendo de la valía y experiencia.

¿Qué otros aspectos importan en tu sueldo de administrativo?


1# Experiencia


Es innegable que la experiencia es un puntazo a tu favor para encontrar trabajo, sin embargo en las PYMES se valoran otros factores a la hora de contratar, y hay cada vez más oportunidades para los jóvenes.  Además recuerda que si tienes algo de experiencia, aunque sea en un sector diferente, lo mejor es que la incluyas en tu perfil, ¡será valorada de modo positivo! Aun así, con antigüedad en el puesto de trabajo es casi seguro que recibas un sueldo más alto.

2# Ilusión y ganas por trabajar


A cualquiera le gusta trabajar con gente con una sonrisa en los labios y que desprenda buen rollo, ¡así que ponte las pilas y motívate! Trabajes donde trabajes si tienes una actitud activa, involucrada y con ganas por ser mejor conseguirás buenos resultados y también un mayor sueldo.

3# Conocimientos técnicos


¡Por supuesto es importante que seas un crack en lo que haces! Sé un profesional con capacidad de resolución, sin miedo a los retos y dispuesto a aprender cosas nuevas cada día. Además curso una formación FP para convertirte en todo un experto en lo que más te guste y tener aún más posibilidades en el mercado laboral.


martes, 28 de enero de 2020

El auxiliar administrativo, una figura clave en la oficina

En todas las oficinas y en todos los despachos existe la figura del auxiliar administrativo. Se trata de un profesional polivalente encargado de gestionar las tareas más cotidianas de una empresa: desde la recepción de llamadas hasta la realización de fotocopias. De hecho, hablamos de una profesión de largo recorrido. Eso sí, sus funciones han ido evolucionando a medida que cambiaba la sociedad. Por eso, es imprescindible que, a día de hoy, un auxiliar administrativo sepa manejar programas informáticos, mientras que antes escribía a máquina o manualmente. ¿Te atrae la idea de dedicarte a la gestión administrativa? ¿No tienes claras las funciones básicas de un auxiliar? En este post resolvemos todas tus dudas para que puedas formarte estando bien informado. ¿Cuándo empiezas?

FP en gestión administrativa: una apuesta segura

Ya sabemos que los ciclos formativos se caracterizan por una vocación práctica y una elevada inserción laboral. En el caso de la FP en Administración y Gestión, las posibilidades de encontrar empleo son especialmente altas. De hecho, según datos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, estos ciclos  acumulan un 12,4% de las ofertas. Es importante tener en cuenta que existen dos niveles de FP en este ámbito: el grado medio y el grado superior. En ambos casos, las expectativas laborales son buenas.
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Además, se trata de una formación con modalidades de estudio muy diversas. Actualmente, los estudiantes pueden escoger entre cursos online, presenciales o semipresenciales. Así pues, el ciclo garantiza una cierta flexibilidad según las necesidades del alumno. Por otra parte, no hay que olvidar que los ciclos de grado superior actúan como puerta de entrada a las carreras universitarias. En otras palabras: ejercer como auxiliar administrativo puede ser solo el primer paso.

¿Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo?

El auxiliar administrativo se enfrenta a diario a una gran cantidad de tareas, ya sea en una oficina o en un despacho. Estas son algunas de las más habituales:
  • Comunicación con los clientes y el personal de la empresa. El auxiliar hace uso constante del teléfono y del correo electrónico.
  • Archivo de información. Las empresas generan y reciben una gran cantidad de documentación a diario. Por este motivo, es necesario ordenarla con criterio.
  • Gestión administrativa del personal. El secretario tiene acceso a las nóminas, los seguros sociales, la normativa de la empresa, etc.
  • Intervención en la compra-venta. Aunque las decisiones de compra-venta las toman los máximos responsables de la organización, el auxiliar tiene contacto directo con las empresas proveedoras.
  • Contabilidad general. Además, el secretario interviene en algunas cuestiones básicas de contabilidad.
  • Recogida de la correspondencia. Este profesional recoge la correspondencia que llega a la empresa y la entrega a su destinatario. Por otra parte, también gestiona la salida de correspondencia.
  • Tratamiento de textos. Habitualmente, el auxiliar debe transcribir textos mediante programas informáticos.

¿Qué perfil se ajusta a este puesto de trabajo?

A primera vista, puede parecer que la gestión administrativa consiste solo en ordenar documentos. Sin embargo, para tener éxito en el trabajo son necesarias una serie de destrezas. Para empezar, es recomendable que el auxiliar administrativo cuente con estas aptitudes:
  • Manejar con soltura los programas informáticos. Son especialmente importantes los procesadores de texto (Microsoft Word) y las hojas de cálculo (Microsoft Excel).
  • Hacer funcionar los elementos básicos de una oficina. Por ejemplo, las fotocopiadoras.
  • Tener facilidad para la redacción y el cálculo.  El auxiliar debe realizar operaciones matemáticas a menudo. Por otra parte, redacta textos de géneros diversos cada día.
  • Mostrar una actitud adecuada de cara al público y por teléfono. Cuando se trabaja en contacto con otras personas, hay que procurar ser agradable.
  • No asustarse ante el exceso de información. Es imprescindible que el auxiliar sea una persona ordenada y con capacidad resolutiva.
  • Sentirse a gusto trabajando en equipo. Los profesionales de la gestión administrativa no solo trabajan de cara al público, sino que interactúan frecuentemente con los compañeros.

Cómo afectará la robotización a las profesiones administrativas

Cómo afectará la robotización a las profesiones administrativas
Con la entrada cada vez mayor de robots en el mercado, ¿cuál será el futuro de las profesiones actuales? Aunque es una pregunta difícil de responder, son muchos los que se la hacen. ¿Desaparecerán puestos de trabajo? ¿Cómo afectará a los humanos?
La tecnología ya está alterando radicalmente la forma de trabajar. La experiencia de hoy en día, desde el dispositivo móvil hasta el ordenador portátil, significa que se pueden realizar tareas en cualquier lugar y de la manera que se ajuste a cada empresa.
Las expectativas de los empleados también se están transformando. Las personas cambian de trabajo con más frecuencia y exigen más flexibilidad en torno a los proyectos. Para hacer frente a esto, las empresas deben ser más ágiles a fin de abrazar la interrupción de la tecnología. Pero también hay una gran oportunidad aquí: las compañías que sienten curiosidad y deseen experimentar podrán impulsar la ventaja competitiva mediante la modernización de la fuerza de trabajo.
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EL FUTURO DE LAS PROFESIONES ACTUALES EN ESPAÑA
Actualmente, en España ya hay en torno a 35.000 robots industriales en funcionamiento dentro de fábricas. Además, esta tendencia no hace más que crecer con el paso de los años. Así lo corroboran los datos de la Asociación Española de Robótica y Automotización de las Tecnologías de la Producción.
¿Cómo afecta esto al futuro de las profesiones actuales? Según un estudio del servicio de análisis de Caixabank, hasta un 43% de los puestos de trabajo existentes en nuestro país tienen un riesgo elevado de poder ser automatizados a medio plazo.
Sin embargo, los expertos que participaron en dicho estudio recuerdan que “no hay que confundir el potencial de robotización de la economía con la desaparición de los empleos“. “La tecnología destruye profesiones, pero no la posibilidad de trabajar (…) la robotización de procesos puede impulsar a gestionar mejor el tiempo o a crear nuevas profesiones”.
¿Cuáles son las profesiones actuales que pueden desaparecer?
Como ya comentábamos en un artículo anterior, según los expertos, se debe valorar qué trabajos de los existentes se pueden automatizar. Esos son los que tienen un mayor riesgo de ser realizados por los robots. Estas máquinas aplican patrones y realizan tareas fijas con gran eficiencia. Sin embargo, aquellas que impliquen análisis en los que haya que obtener conclusiones o en los que se necesite cierta dosis de imaginación, parecen estar a salvo.

EL PAPEL DE LOS ROBOTS EN ADMINISTRACIÓN
En la industria, cada vez es más habitual el uso de robots. Hasta el punto de que se ha llegado a ver como común que grandes empresas los utilicen para diversas aplicaciones. Sin embargo, en la actualidad hay otra actividad que están realizando en el mercado y sobre la que no se habla tanto: los procesos administrativos.
En declaraciones a la revista Factoría 4.0 elEconomista, Antonio Díaz, director general de la empresa E-voluciona afirma que:
Estas máquinas no responden al prototipo que tenemos en el imaginario sobre el típico robot con brazos articulados, sino que están en realidad en la nube y cumplen todo tipo de funciones, desde gestionar pedidos, procesar currículos, registrar ventas…
(Antonio Díaz, director general E-voluciona)
Su impacto en ese tipo de tareas se ve mejor reflejado en cifras: E-voluciona ahorra a sus 20 clientes 200.000 horas de trabajo administrativo al año.
¿CÓMO TRABAJAN LOS ROBOTS ADMINISTRATIVOS?
Los dispositivos de los que dispone la empresa son en realidad un software que toma el control del teclado, el ratón y la pantalla. Para que lleven a cabo las acciones requeridas, se les enseña todas las circunstancias y variantes que se pueden producir en un proceso. Es decir, según las necesidades de la compañía, estos robots pueden auditar una venta, grabar un contrato, etc.
¿No son intrusivas estas tecnologías? Para Antonio Díaz no, “ya que trabajan en una capa por encima del negocio y podemos actuar sobre ellos en cualquier momento”. En este sentido, el robot está identificado, como si de una persona se tratase (a través de una clave). De esa manera, pueden controlar con facilidad las tareas que ha desempeñado. “Es un modelo en el que personas y máquinas se complementan. Una parte del proceso la hace una persona y otra la máquina”.
La variedad de tareas que pueden realizar estos robots es muy amplia y pone en riesgo el futuro de las profesiones actuales. A uno de los clientes de E-voluciona les ayudan en la gestión de los pedidos, a través de una sistema automatizado que permite grabarlos, para luego ser interpretados e inmediatamente, generar la orden. Es posible que incluso seleccionen a personas para los puestos de trabajo, algo que ya está ocurriendo en cierto modo. Mediante una tecnología de reconocimiento de texto inteligente, clasifican los currículos para recomendar el perfil más apropiado a cada puesto.
Por supuesto, el uso de estos robots también supone un reto de mejora constante, respecto a la información que no está estructurada. “Hay muchos robots administrativos que pueden funcionar con rutinas prefijadas. Sin embargo, ahora la información les llega por diferentes vías y ahí está el reto, en que sepan interpretar distintas formas de hablar y expresarse… Siempre tenemos que estar muy seguros de que el robot ha interpretado bien todo”.

El avance de la robotización en los distintos puestos de trabajo es una preocupación del ser humano en cuanto al futuro de las profesiones actuales. Existen varios estudios al respecto y no todos aportan las mismas conclusiones. Aunque parece evidente que el uso de estas máquinas no va a parar de crecer, se desconoce con exactitud el impacto que tendrán. Sin embargo, al igual que van a suplantar muchas tareas que habitualmente hacen los humanos, también cabe pensar que generarán otras nuevas que serán asumidas por personas.