En todas las oficinas y en todos los despachos existe la figura del auxiliar administrativo. Se trata de un profesional polivalente encargado de gestionar las tareas más cotidianas de una empresa: desde la recepción de llamadas hasta la realización de fotocopias. De hecho, hablamos de una profesión de largo recorrido. Eso sí, sus funciones han ido evolucionando a medida que cambiaba la sociedad. Por eso, es imprescindible que, a día de hoy, un auxiliar administrativo sepa manejar programas informáticos, mientras que antes escribía a máquina o manualmente. ¿Te atrae la idea de dedicarte a la gestión administrativa? ¿No tienes claras las funciones básicas de un auxiliar? En este post resolvemos todas tus dudas para que puedas formarte estando bien informado. ¿Cuándo empiezas?
FP en gestión administrativa: una apuesta segura
Ya sabemos que los ciclos formativos se caracterizan por una vocación práctica y una elevada inserción laboral. En el caso de la FP en Administración y Gestión, las posibilidades de encontrar empleo son especialmente altas. De hecho, según datos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, estos ciclos acumulan un 12,4% de las ofertas. Es importante tener en cuenta que existen dos niveles de FP en este ámbito: el grado medio y el grado superior. En ambos casos, las expectativas laborales son buenas.
Además, se trata de una formación con modalidades de estudio muy diversas. Actualmente, los estudiantes pueden escoger entre cursos online, presenciales o semipresenciales. Así pues, el ciclo garantiza una cierta flexibilidad según las necesidades del alumno. Por otra parte, no hay que olvidar que los ciclos de grado superior actúan como puerta de entrada a las carreras universitarias. En otras palabras: ejercer como auxiliar administrativo puede ser solo el primer paso.
¿Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo?
El auxiliar administrativo se enfrenta a diario a una gran cantidad de tareas, ya sea en una oficina o en un despacho. Estas son algunas de las más habituales:
- Comunicación con los clientes y el personal de la empresa. El auxiliar hace uso constante del teléfono y del correo electrónico.
- Archivo de información. Las empresas generan y reciben una gran cantidad de documentación a diario. Por este motivo, es necesario ordenarla con criterio.
- Gestión administrativa del personal. El secretario tiene acceso a las nóminas, los seguros sociales, la normativa de la empresa, etc.
- Intervención en la compra-venta. Aunque las decisiones de compra-venta las toman los máximos responsables de la organización, el auxiliar tiene contacto directo con las empresas proveedoras.
- Contabilidad general. Además, el secretario interviene en algunas cuestiones básicas de contabilidad.
- Recogida de la correspondencia. Este profesional recoge la correspondencia que llega a la empresa y la entrega a su destinatario. Por otra parte, también gestiona la salida de correspondencia.
- Tratamiento de textos. Habitualmente, el auxiliar debe transcribir textos mediante programas informáticos.
¿Qué perfil se ajusta a este puesto de trabajo?
A primera vista, puede parecer que la gestión administrativa consiste solo en ordenar documentos. Sin embargo, para tener éxito en el trabajo son necesarias una serie de destrezas. Para empezar, es recomendable que el auxiliar administrativo cuente con estas aptitudes:
- Manejar con soltura los programas informáticos. Son especialmente importantes los procesadores de texto (Microsoft Word) y las hojas de cálculo (Microsoft Excel).
- Hacer funcionar los elementos básicos de una oficina. Por ejemplo, las fotocopiadoras.
- Tener facilidad para la redacción y el cálculo. El auxiliar debe realizar operaciones matemáticas a menudo. Por otra parte, redacta textos de géneros diversos cada día.
- Mostrar una actitud adecuada de cara al público y por teléfono. Cuando se trabaja en contacto con otras personas, hay que procurar ser agradable.
- No asustarse ante el exceso de información. Es imprescindible que el auxiliar sea una persona ordenada y con capacidad resolutiva.
- Sentirse a gusto trabajando en equipo. Los profesionales de la gestión administrativa no solo trabajan de cara al público, sino que interactúan frecuentemente con los compañeros.
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